Cambia l'organizzazione del lavoro, colleghi e collaboratori possono operare a distanza, in momenti diversi, sul medesimo progetto. Questo modo di lavorare è più efficace e porta un beneficio in termini produttivi
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Nell'industria 4.0 lavorare significa collaborare, operare assieme tra colleghi e partner per raggiungere uno scopo condiviso, con strumenti disponibili sempre e accessibili da remoto. La digital collaboration permette di comunicare e condividere il lavoro, senza stare nello stesso ufficio e senza accedere ai server aziendali.
La collaborazione è anche un'esperienza di apprendimento e conoscenza che va oltre il lavoro stesso. Il prodotto finale, nell’industria più evoluta, è la conseguenza di logiche customizzate e automatizzate; non soltanto, i processi aziendali tra lavoratori devono essere svolti in un’ottica di collaborazione digitale.
Operare in un luogo di lavoro all'avanguardia e dotato delle più innovative tecnologie permette ai gruppi di lavoro di raggiungere obiettivi fino a qualche anno fa impensabili. Le imprese che competono nel mercato di un'industria digitale mantengono alti i livelli di produttività e soddisfano al meglio le esigenze dei clienti.
Secondo i risultati di una recente ricerca Ricoh il 95% dei lavoratori crede che quest'epoca di cambiamenti porterà benefici alla propria azienda in tempi brevi, nel corso di quest'anno. La ricerca è stata condotta a gennaio 2017 e ha coinvolto 2.000 partecipanti di oltre venti Paesi europei. Per garantirsi un successo a lungo termine, le aziende devono focalizzarsi su alcuni aspetti fondamentali, tra cui l'implementazione di processi efficaci che mettano le persone nella condizione ottimale di poter lavorare sia individualmente sia in gruppo.
Con il termine "collaborazione 1.0" Coleman e Levine nel 2008 si riferivano alla capacità di lavorare con altre persone co-localizzate, ovvero presenti nello stesso spazio di lavoro (prossimità fisica). "Lo sviluppo delle tecnologie informatiche ci consente ora anche una 'collaborazione 2.0' (digital collaboration), tra persone anche appartenenti a realtà diverse, che operano dislocate sulla superficie del globo, sia simultaneamente che in tempi diversi su uno stesso progetto" (Ferdinando Castellano - Alessandro Antonini, La trasformazione social digital dell'impresa).
Negli uffici devono cambiare gli strumenti per lavorare insieme ed essere più efficienti. Le tecnologie disponibili dell'elettronica di consumo hanno stravolto la concezione dell'hardware tradizionale. Tutti hanno "in tasca" device mobili e, con facilità, possono accedere al cloud per lavorare sui dati aziendali memorizzare, gestire e condividere le attività.
I dispositivi personali come smartphone e tablet hanno rivoluzionato le attività professionali, industriali e commerciali. L'elettronica di consumo "ha da tempo superato quella aziendale mantenendo i suoi ridotti costi e sviluppando una serie di correttivi che la portano dappertutto, in fabbrica come in tasca, in guerra come nello spazio" (Le tecnologie da usare per la collaboration: pc, digital signage, 3D).
All'interno di un team di lavoro si deve scegliere quale strumento usare per ottimizzare la comunicazione e la condivisione di documenti. Oggi il panorama tecnologico è talmente ampio che occorre fare una scelta adeguata per procedere nel lavoro comune. Partendo dalla premessa che non esiste la soluzione perfetta, è necessario valutare in base al tipo di lavoro e alla realtà aziendale.
Per far lavorare insieme più persone che si trovano in luoghi diversi, anche per chi non è nel perimetro dell'ufficio, magari che lavora da casa o da una postazione in condivisione, è necessario che si crei un ambiente di collaborazione virtuale dove i partecipanti più idonei siano invitati a svolgere specifiche mansioni.
L'uso di piattaforme integrate permette ai membri di accedere alle risorse, di ottimizzare la gestione del tempo e di tracciare le operazioni. La collaborazione facilita la comunicazione e il confronto. Sono richieste ai lavoratori capacità di usare i diversi tool e capacità di relazionarsi con gli altri e condividere il lavoro. "Una volta individuate le principali criticità - bisogna innanzitutto intervenire sui comportamenti e sulle policy e poi, SOLO in un secondo momento, applicarsi sulle social technologies" (Spremutedigitali).
La collaborazione permette all’azienda di trasformarsi in una comunità e migliora i risultati. Se in azienda deve ancora essere sviluppata, serve partire con un cambio di mentalità, in tutta l'organizzazione, condividendo i valori di interazione, comunicazione e messa in comune delle esperienze.